Gezondheid en vitaliteit van medewerkers

1

U kent wellicht het waterbedrijf van oorsprong als drinkwaterleverancier van de provincie. Gezond, lekker en betaalbaar drinkwater voor iedereen, 24/7 per dag. De afnemers zijn niet alleen consumenten, maar ook bedrijven, overheden, industrieën, maatschappelijke organisaties en instellingen. Het waterbedrijf levert naast drinkwater industriewater, watertechnologie, rioleringsdiensten, is actief op het gebied van energie & water en internationale samenwerking. Daarnaast zet het waterbedrijf zich in voor de gezondheid en vitaliteit van haar 230 medewerkers en streeft naar een gezonde werkomgeving. Hiervoor zijn drie aanleidingen:

  1. Het ziekteverzuim heeft in de afgelopen twaalf maanden tussen de +0.95% en +1,7% hoger gelegen dan de norm van 4%;
  2. Er zijn medewerkers die voornamelijk inactieve werkzaamheden verrichten en daarentegen zijn er medewerkers die fysiek zware werkzaamheden uitvoeren, beide werkzaamheden hebben een verhoogde kans op gezondheidsklachten;
  3. Het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) laat zien dat in 2011 een groot percentage medewerkers gezondheidsklachten heeft. De meest voorkomende gezondheidsklachten onder de medewerkers zijn nek-, schouders- en rugklachten

Gezondheid en vitaliteit loont voor organisaties en medewerkers

Het waterbedrijf vindt dat zij goed bezig zijn met het stimuleren en faciliteren van het bevorderen van de gezondheid en vitaliteit van haar medewerkers, maar denken de medewerkers hier ook zo over? Voelen zij zich gestimuleerd? Maken zij gebruik van de mogelijkheden die aangeboden worden? Hebben zij nog verbeterpunten? Et cetera. Allemaal vragen die relevant zijn als je gezondheid en vitaliteit belangrijk vindt als werkgever.

Op niet alle vragen kan het waterbedrijf een duidelijk antwoord geven. Kortom het wordt tijd om duidelijkheid te creëren en de vragen te beantwoorden. In samenwerking met de medewerkers zijn de gedachtes, ervaringen en verbeterpunten inzichtelijk gemaakt.

De volgende methoden zijn gehanteerd om tot een goed beeld te komen:

  • Er is een werkgroep opgericht met medewerkers;
  • Er zijn gesprekken gevoerd met leidinggevende;
  • Er is een enquête verspreidt onder alle medewerkers.

Tijdens de werkgroep en de gesprekken is er gepraat over onderwerpen gerelateerd aan gezondheid en vitaliteit en gebrainstormd over de verbeterpunten. Daarnaast zijn de resultaten van de enquête geanalyseerd. Deze methoden brachten een viertal verbeterpunten voor het waterbedrijf met zich mee. De medewerkers gaven aan dat de mogelijkheden binnen het waterbedrijf relatief goed zijn, maar dat gezondheid en vitaliteit nog onvoldoende leeft en te weinig onder de aandacht wordt gebracht terwijl het waterbedrijf dit wel graag wil stimuleren. Hieronder zijn de viertal verbeterpunten benoemd:

  1. De medewerkers kunnen weinig informatie vinden omtrent onderwerpen gerelateerd aan gezondheid en vitaliteit;
  2. Er zijn medewerkers met goede, leuke, mooie initiatieven omtrent gezondheid en vitaliteit, maar dit wordt niet of nauwelijks onder de aandacht gebracht, terwijl dit zo positief is!;
  3. Niet alle mogelijkheden die het waterbedrijf aanbiedt is toegankelijk voor iedere medewerker;
  4. Er wordt weinig gesproken over gezondheid en vitaliteit.

Informatievoorziening, de eerste stap naar verbetering en innovatie voor het waterbedrijf!

De tweede bijeenkomst met de werkgroep ging in op de mogelijke oplossingen. Gaan we ons focussen op één verbeterpunt of op meerdere verbeterpunten? Welke ideeën hebben we? Tijdens de bijeenkomst is er besloten om een prototype te ontwikkelen die bijdraagt aan informatievoorziening en aandacht schenkt aan de initiatieven van de medewerkers. Maar hoe gaan we dit doen? Welke ideeën hebben we en zijn ze realistisch en haalbaar? Iedere deelnemen van de bijeenkomst kreeg circa vijf a tien minuten de tijd om zelfstandig een aantal mogelijke ideeën op te schrijven. De ideeën werden kort toegelicht, zodat het voor iedereen duidelijk was van wat er mee bedoeld wordt. Aan het einde van de bijeenkomst is er besloten om verder te gaan met het ontwikkelen van een prototype van een interne webpagina of website met daarop alle informatie omtrent gezondheid en vitaliteit. De voordelen van een interne webpagina of website zijn:

  • Alle medewerkers hebben toegang;
  • Het is overzichtelijk voor de medewerkers;
  • Het speelt in op de wensen en behoeftes van de medewerkers;
  • Een website kan ook een positief imago schetsen voor het waterbedrijf.

De derde bijeenkomst stond in het teken van het ontwikkelen van de prototype. Wordt het een interne webpagina of een website? Hoe gaan we het vormgeven? Als eerste is er besloten dat de voorkeur uit gaat naar een website, omdat de website toegankelijk is vanuit huis (dus niet alleen op het werk) en het kan bijdragen aan een positief imago voor het waterbedrijf (buitenstaanders zien dat het waterbedrijf gezondheid en vitaliteit van haar medewerkers stimuleert). Er is bewust gekozen om een werkruimte te reserveren met een groot bord en een flap-over, omdat we in deze bijeenkomst gaan werken met notitiebriefjes en de eerste schets wordt getekend. Iedere medewerker kon op zo veel mogelijk notitiebriefjes zijn of haar ideeën opschrijven die naar zijn of haar idee moesten terugkomen op de website, kortom: wat moet er te vinden zijn op de website? De foto hieronder is genomen tijdens de bijeenkomst na het invullen van de notitiepapiertjes (wellicht niet goed leesbaar, maar het geeft een goede indruk hoe het team te werk is gegaan)

.Afbeelding 1 brainstormsessie inhoud website

Afbeelding 1: brainstormsessie inhoud website

Op het moment dat alle briefjes opgehangen waren werd het tijd om alle ideeën te categoriseren en een eerste schets te tekenen van de website. Hieronder worden de eerste schetsen gepresenteerd aan de hand van een fotocollage met daarbij behorende uitleg.

Afbeelding 2 Home pagina

Afbeelding 2: Home page
De eerste schets begon met de homepage. Tijdens het ontwerpen heeft het team rekening gehouden met de opmaak van de huidige site van het waterbedrijf. Dit is herkenbaar en straalt professionaliteit uit. De homepage bevat alle onderwerpen die op de site te vinden zijn. Daarnaast springen er vier categorieën uit die het team het belangrijkste vindt. Door te klikken op het onderwerp ga je verder op de site. Daarnaast beschikt de site over social media linken en een zoekfunctie. Kortom op deze manier is de site zeer gebruiksvriendelijk voor iedere medewerker.

AFbeelding 3 Over ons

Afbeelding 3: Over ons
Er zijn in totaal zes subpage waar de gebruiker op kan klikken. Eén daarvan is: over ons. Op het moment dat de gebruiker op ‘over ons’ klinkt dan krijgt hij of zij informatie over dit onderwerp. Het onderwerp opgedeeld in een aantal categorieën, zodat de gebruiker specifieker en sneller informatie kan vinden.

Afbeelding 4 Medewerkers aan het woord

Afbeelding 4: Medewerkers aan het woord
Medewerkers aan het woord is ook één van de subpages. De lay-out is precies hetzelfde, maar met andere inhoud. Op deze manier blijft de site gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Dit vonden wij als team zeer belangrijk, want niet iedereen is even handig met de computer.

Nu de eerste tekeningen gemaakt waren werd het tijd voor feedback met als doel: testen en wellicht verbeteren. Een aantal medewerkers werden per afdeling uitgenodigd om het prototype te komen bekijken. Het idee en prototype werd vervolgens toegelicht om een duidelijk beeld te creëren bij de medewerker. Veel medewerkers waren enthousiast en zagen het idee wel voor zich, maar gelukkig kwamen een paar medewerkers nog met feedback. Een online community werd er genoemd door de medewerker. De online community kan een extra toevoeging zijn op de website: het kan een positief effect hebben op het delen van informatie, kennis, ideeën of advies. De online community kan zorgen voor het vergroten van betrokkenheid, actieve participatie, verbinden van collega’s en inspiratie. Door de binding zullen de medewerkers sneller kunnen terugkeren. Kortom: een mooie en bruikbare aandachtspunt.

Terug naar de tekentafel

De verkregen feedback zorgde ervoor dat het team een stapje terug moest doen om het prototype aan te passen. De medewerkers die ons voorzien hadden van feedback zijn opnieuw uitgenodigd om de aanpassingen in het prototype te laten zien. In de foto hieronder is de online community verwerkt:

Afbeelding 6 Community Waterbedrijf GroningenAfbeelding 5 Aanpassingen home page voor Community

 

 

 

 

 

 

 

 

Afbeelding 5 en 6 Community
Dankzij de feedback die het team verkregen heeft is de Community toegevoegd. Op de afbeelding is de Community weergegeven. Om deel te nemen aan de Community zijn inloggegevens noodzakelijk, zodat de community alleen beschikbaar blijft voor medewerkers. De gebruiker kan gemakkelijk inloggen op de website met de inloggegevens die de medewerker in zijn email gekregen heeft. De Community bevat 3 topics, namelijk: berichten, vragen, ideeën of initiatieven, op deze manier blijft het wederom zeer overzichtelijk en speelt het in op de wensen en behoeftes van de medewerker.

Het idee, de schetsen en betrokken medewerkers zijn aanwezig, maar nu? Hoe kan het waterbedrijf dit implementeren? Het waterbedrijf beschikt over een afdeling ICT en communicatie. De afdeling ICT heeft genoeg kennis van een website bouwen en beheren (beheren momenteel ook de site van het waterbedrijf) en de afdeling communicatie weet precies hoe zij dingen onder de aandacht moeten brengen. Daarnaast zijn er betrokken en enthousiaste medewerkers (de werkgroep) die zich graag willen inzetten voor de website. In de toekomst zou er een bijeenkomst georganiseerd moeten worden met deze partijen en het management om de mogelijkheden van de website te bespreken. Kortom: staan niet alleen de medewerkers achter de website of staat het waterbedrijf hier ook achter en keuren zij dit goed? Een samenwerking tussen deze partijen zorgt ervoor dat de website er überhaupt kan komen!

Op het moment dat de website er is staat de volgende vraag centraal: hoe blijft de site up to date en zorgen zij ervoor dat de website ‘levend’ blijft? De basis informatie over gezondheid en vitaliteit kan gemakkelijk gevonden worden op diverse websites, boeken of in de krant (de betrouwbaarheid moet wel beoordeeld worden), er worden wekelijks nieuwe artikelen geplaatst zodat de lezer niet uitgekeken raakt op de website en de medewerkers krijgen de mogelijkheid om informatie of artikelen op te sturen die relevant zijn voor de website, dit kan vervolgens online gezet worden (de contactgegevens staan vermeldt op de website).
Doordat iedere medewerker beschikt over eigen inloggegevens en toegang heeft tot de community kunnen zij ook gemakkelijk de site up to date houden en informatie, kennis, ervaringen en andere relevante dingen delen en daarnaast kunnen ze vragen stellen aan elkaar en antwoord geven op berichten. Medewerkers komen op deze manier sneller terug naar de website en krijgen de mogelijkheid actief deel te nemen in de community.
Uiteraard kan er gekozen worden om wekelijks een mededeling te plaatsen op de interne webpagina van het waterbedrijf, een email te verspreiden naar alle medewerkers en social media gebruiken om regelmatig de website te promoten.

De eerste stappen zijn gemaakt in het proces, de website is realistisch en haalbaar om te implementeren en het speelt in op de wensen en behoeftes van de medewerkers. Wat wil je nog meer?

Wij zeggen: implementeren en gebruiken!

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedintumblrmail

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *