Voorbereiding voor de Tourmakers van start

Tourmakers

Als Stagiaire / Assistent HRM bij de organisatie van het Grand Départ van de Tour de France in Utrecht ben ik betrokken bij het werven, trainen, plannen en begeleiden van de Tourmakers, onze vrijwilligers. Deze werkzaamheden vallen onder de afdeling Human Resources Management (HRM) binnen het organisatie comité, dat gefaciliteerd wordt door HR-partner Randstad. Binnen deze afdeling HRM zijn wij verantwoordelijk voor de portefeuille Tourmakers die het evenement op 4 en 5 juli tot een succes maken. Op dit moment hebben honderden Tourmakers zich aangemeld en die gaan wij de komende weken goed voorbereiden op het evenement.

Tour de France in Utrecht
Van 1 t/m 5 juli kleurt Utrecht geel met een ploegenpresentatie, de start van een individuele tijdrit van 13,7 kilometer dwars door de stad en een 2e etappe die onder de Dom doorgaat. Tijdens dit spektakel verwacht Utrecht 600.000 tot 800.000 bezoekers. Met wereldwijd 3,5 miljard TV-kijkers staat Utrecht in de schijnwerpers. Dit wielerspektakel kan alleen slagen met de inzet van vele enthousiaste en flexibele Tourmakers. HR-Partner Randstad verzorgt de werving, training, planning en begeleiding van de Tourmakers voor, tijdens en na het wielerevenement.

Als Tourmaker krijg je een uniek kijkje in de keuken van het grootste jaarlijks terugkerende sportevenement ter wereld. Samen met de andere Tourmakers doe je een bijzonder ervaring op en maak je nieuwe vrienden. Na afloop krijg je een certificaat als bewijs van deelname. Dat staat ook nog eens mooi op je CV! Kortom het is een ‘once in a lifetime experience’!

Tourmakers kunnen aan de slag in drie functies:
1) Medewerker Techniek, Veiligheid en Mobiliteit
2) Medewerker Marketing en Hospitality
3) Medewerker activatieprogramma
Flexibiliteit, enthousiasme en gastvrijheid zijn belangrijke eigenschappen van een Tourmaker. En een Tourmaker moet zich herkennen in de kernwaarden van Le Tour Utrecht: persoonlijk, inspirerend, energiek en feestelijk.

Dit wielerspektakel kan alleen slagen met de inzet van vele enthousiaste en flexibele Tourmakers

Trainen vrijwilligers
Op 13 april was de eerste informatie- en kennismakingsbijeenkomst. In totaal bijna 10 avonden, zodat we per avond circa 200-250 Tourmakers kunnen ontmoeten, informeren en trainen. Dit is de allereerste keer dat de Tourmakers in contact komen met de projectorganisatie en met mede collega Tourmakers. De start van hun bijdrage aan de Grand Départ in Utrecht. Bij deze bijeenkomsten staat o.a. hospitality en veiligheid centraal. Er wordt in een plenaire sessie algemene informatie gegeven zoals informatie over de Tour de France, de Grand Départ in Utrecht, omgaan met de media, wat hospitality en ambassadeurschap is en wat de Tourmakers van team HRM kunnen verwachten in aanloop naar de Grand Départ. Deze informatie wordt ondersteunt door een filmpje van de Burgemeester van Utrecht die ze motiverend toespreekt en waarvan ik zelf een bijdrage heb kunnen leveren aan het filmscript. Na de plenaire sessie volgt er in subsessies een training: ‘Gastheerschap en omgaan met afwijkend gedrag’. Deze workshop wordt gegeven door een trainingsbureau waar o.a. oud politie agenten werkzaam zijn. Hiermee hebben de Tourmakers een goede voorbereiding op de Grand Départ in Utrecht.

Tourmakers2
Partnership met Randstad
De HR-partner van Grand Départ is Randstad. Zij delen hun kennis en expertise met de projectorganisatie om de Grand Départ op het gebied van HRM goed te laten verlopen. Het team HRM bestaat uit; een Manager HRM, een Coördinator Tourmakers, een Medewerker HRM en Planners voor het rooster. Zij hebben veel ervaring met de portefeuille HRM van grote evenementen zoals o.a.; het Holland Heineken House, de jeugd Olympische Spelen Utrecht 2013 (EYOF), het WK Hockey 2014. Hun expertise ligt o.a. op werving, formatieplanning, ervaring en contact en aanpak met vrijwilligers.

Randstad heeft veel ervaring met het runnen van de HRM van grote evenementen zoals het Holland Heineken Huis, WK Hockey, etc.

Mijn rol
Mijn rol in de voorbereiding is vooral alles mede helpen organiseren voor de informatie- en kennismakingsbijeenkomsten van de Tourmakers. Denk hierbij aan; het bepalen van de aankleding om de juiste sfeer te bepalen, het inkopen en verzamelen van alle benodigde materialen, kantoorartikelen, de logistiek en het vervoer van alle materialen, opmaak van het persbericht en het schrijven van het filmscript voor de Burgemeester Jan van Zanen. Daarnaast ben ik in het voortraject Tourmakers aan het benaderen om zich in te schrijven voor deze bijeenkomsten. Het is erg dynamisch en veel regelwerk voor al deze avonden. De hele dag zijn we met zijn allen in touw. Dat zal de laatste vijftig dagen voor de start van de Tour de France waarschijnlijk niet meer anders worden. Al met al een zeer leerzame ervaring om op deze manier echt onderdeel uit te maken van de organisatie van zo een groots event; het grootste wielerspektakel van de wereld!

Zelf ook Tourmaker worden en het evenement van binnenuit ervaren? Kijk op http://www.tourmakers.nl/

 

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedintumblrmail

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *